כי יש דברים שלא כדאי לדחות לפנסיה…

1. אתה עובד בכמה מקומות עבודה ?
לא פעם מספרים לי רופאים על לו״ז מטורף שבו הם מתרוצצים בין בית החולים שבו הם נמצאים בדר״כ כל בוקר, אל המרפאה של קופת חולים שגם שם הם נמצאים 2-3 פעמים בשבוע בשעות אחה״צ והערב, וגם… למרפאה / קליניקה הפרטית.

• איך אפשר להתייעל? לבדוק את שלושת ההתחייבויות (בית חולים, מרפאה, קליניקה ) מבחינת רווח לשעה. אם לדוגמה המחזור המתקבל משלוש משמרות עבור מרפאת קופ״ח כ-15 ש״ש נמוך בצורה משמעותית משעות הקליניקה הפרטית, אולי אפשר להוריד לשתי משמרות? ואולי אפשר לחבר שתי משמרות יחד ואז תחסוך את הנסיעה וההתארגנות במרפאה?

אחד הרופאים שייעצתי להם עבד בקליניקה פרטית במרכז תל-אביב, שלוש פעמים בשבוע היה נוסע לעשות משמרות עבור קופ״ח ברעננה. ע״י בדיקת הרווחיות והכדאיות הוסכם שכדאי להמשיך גם במשמרות אלו… אבל בהבדל אחד משמעותי!!! במקום שלוש נסיעות בשלושה ימים שונים אל המרפאה ברעננה… ריכוז של השעות ליום אחד. משעה 08:00 עד 14:00, הפסקה של שעה, המשך עבודה מ 15:00-21:00 סה״כ 12 ש״ש. וחיסכון של כ- 4 שעות נהיגה.

2. כמה זמן וכמה פעמים אתה מול המטופל?

• למשל רופא בתחום כירורגיה פלסטית, כמה פעמים ולכמה זמן בכל פעם אתה רואה את הפציינט? האם אפשר חלק מהפגישות לקצר ולייעל, האם ניתן להעביר חלק מהטיפול והסמכויות לאיש צוות נוסף?

ע״י מילוי שאלון אינטראקטיבי במחשב, בהנחיית מזכירה או מנהלת המרפאה, הפציינט מגיע אל הרופא לפגישה הראשונה כשיש עליו את מירב הפרטים הנחוצים. הרופא מוכן כי קרא את ״כרטיס הלקוח״ על המחשב שלו לפני שהפציינט נכנס לחדר שלו. עכשיו הרופא פנוי לדבר ולשאול את השאלות החשובות וגם הרבה פחות להקליד למחשב תוך כדי שיחה. שיטה זו מקצרת באופן משמעותי את המפגש הראשון שבדר״כ נמשך הרבה יותר זמן.

לאחר ביצוע הפרוצדורה, יש לא פעם כמה ביקורות שהפציינט מוזמן אליהן. במידה ובוצע ניתוח, האם ניתן לשכור את שרותיה של אחות מוסמכת שתגיע אל הפציינט לביתו לביקורת ראשונה. שרות ש״משדרג״ את הרופא והמרפאה, ללא ספק יותר נוח למטופל, חוסך פגישה שלמה מתוך תהליך הטיפול. סה״כ חסכנו בתהליך שעה אחת. אם אתה מבצע 10 ניתוחים לשבוע, המשמעות היא
40!!! שעות חיסכון בחודש?

פרוצדורות נוספות שחייבות להיעשות במרפאה. האם אפשר להכשיר ולהעביר סמכויות לשיננית או אשת מקצוע / מתמחה? ישנם טיפולים שהם פחות קריטיים, לא כל ביקורת תקופתית אתה הרופא צריך לבצע בעצמך.

3. כמה אתה ״מבזבז זמן״ כל יום על המיילים?

• ע״י הפעלה של מודל פשוט לביצוע, (מודל הרמזור) ניתן לתעדף את המיילים המגיעים לפי דרגת החשיבות שלהם. מגיעים אל החשוב והדחוף בזמן, נותנים מענה גם על החשוב ולא דחוף, בסוף גם מגיעים בכל יום אל הלא חשוב למענה בהתאם.
• הקצאה של יחידות זמן מוגדרות מראש לטיפולים השונים כולל טיפול בניירת ואדמיניסטרציה של המרפאה.
• יצירה של תיקיות מסודרות ואחידות במחשב, קלות להבנה, מאפשרות גישה מהירה ונוחה.

הפעלת המודל הביאה לחיסכון של כחצי שעה ביום לפחות. חיסכון של 10!!! שעות לחודש.

4. האם יש לך נותני שרות / ספקים במרפאה?

• מי מטפל בהם? מי דואג למלאי, למחיר ותנאים נוספים?

ע״י הפעלת שיטת ה״בנק״ ניתן להשיג תנאים טובים מול הספקים השונים, זאת בנוסף לתכנון של המלאי השוטף מאפשר להוריד התעסקות בדברים השוטפים.
חסכון של מספר שעות בחודש. הורדה בהוצאות הרכש מאפשרת רווחיות גבוהה ונוחיות גם מול קהל הלקוחות.

• תכנון נכון של מלאי מאפשר פחות התעסקות יום יומית ואו שבועית בעיקר עם חומרים וציוד מתכלה.
• תכנון נכון של שיחת / פגישת מכירות עם הספקים. לפני הפגישה כדאי לשבת ולבדוק את כמות הצריכה הממוצעת, את המחיר ששולם בפעם שעברה, וגם, לסגור טלפון והפרעות אחרות בפגישה. הדבר יהפוך את פגישת הקניות לממוקדת, יעילה, רווחית.
• בדיקה ותכנון מול ספקים שונים, למי יש מגוון גדול יותר, זמינות, תנאי אשראי, מאפשר החלפות, נותן אחריות.

5. כמה מהמטופלים שמגיעים להתייעצות לא מתאימים לך?

• האם יש מטופלים שמגיעים להתייעצות לפני שנעשתה בדיקה אם הם אכן מתאימים ואפשר לתת להם מענה טיפולי במסגרת המרפאה?

לקוח שלי בעל מרפאה פרטית, עשה את כל מה שכתוב בספר: הקים אתר, נתן לחברה חיצונית לעשות עבורו קידום באינטרנט, הושיב מוקדנית שתענה לכל הפניות והלידים שהגיעו למרפאה. התוצאה הייתה 30 פניות בשבוע… מתוכן
רק 2 הפכו להיות מטופלים בפועל. בזבוז זמן של כל המערכת השיווקית, כאשר אליך הרופא מגיעים מטופלים לא מתאימים, המשמעות היא הרבה מאוד כסף ובעיקר זמן שנזרק לפח בלי להביא תוצאות.

אפשר וכדאי, אחת לתקופה, לעצור לרגע ולבדוק לאן ואיך אתה מוביל את העסק שלך. אולי עכשיו לקראת 2025?
יצירה של ״משפך שיווקי״ נכון ומדויק, תיאום ציפיות כבר באתר, או בשיחת הטלפון עם מוקדנית, פנייה אל קהל יעד מועדף, פרופיל לקוח רצוי. מייעל את כל האינטראקציה כולל סגירת עסקה מהירה ורווחית.

חיים הרן MBA מרצה ויועץ עסקי בתחומי ניהול, תפעול שיווק ומכירות.
מומחה בתחומי רפואה, ניהול ותפעול קליניקות ומרפאות.