כמה "טיפים" לאלו שמתקשים לסיים את המטלות שלהם כל יום, מעבירים ודוחים למחר.
אנחנו שמים לב להבדלי תפקוד שלנו בשעות היממה השונות. כל אחד מאיתנו מגיב אחרת, יש כאלו מהמשכימים… אבל כבר בשעות הערב המוקדמות נכנסים למיטה. יש כאלו שמתעוררים מאוחר אבל הם "חיות לילה" אפשר להישאר ער איתם עד לשעות הקטנות של הלילה, דווקא אז הם הכי חדים, הכי יעילים, הכי קולטים ולומדים טוב.
הגוף שלנו מגיב בהתאם. יש שעות בהן אנחנו יעילים, מהירים, חדי לשון ומחשבה. יש שעות שבהן כל מה שאנחנו רוצים זה "שייגמר כבר". עושים הכל לאט, בלי חשק, לפעמים גם לא בצורה מושלמת.
אז מה אפשר לעשות ?
הרי ברור לנו שאנחנו מדברים על ניהול זמן, ניהול עצמי, טיפול ב"מבזבזי הזמן".
טיפים שימושיים ליום יום:
- כשאתם פותחים בבוקר את המחשב, נתקלים בעשרות ולפעמים יותר מיילים חדשים, כדאי לנהל אותם בצורה כזו שלא נצטרך לעבור על כולם או על חלקם פעמיים. יש שיטות "לסימון" של מיילים כדחופים ואו חשובים. אותם נפתח ואליהם נתייחס מייד בבוקר.
דוגמאות למיילים כאלו: מייל מהמנהל הישיר, מייל מספק או לקוח מרכזי. - מותר לסגור את דלת המשרד. אתם בעצם מסמנים לעובדים האחרים שאתם רוצים קצת שקט ופרטיות כדי לעבוד בצורה יעילה ומהירה. גם כשאין לכם פרטיות של משרד, ניתן לסדר את השולחן כך שהפנים לא יהיו לכיוון המעבר. אנשים שיעברו לידכם ויראו את הגב שלכם פחות ייעצרו ויפריעו.
- תאום ציפיות עם משפחה וחברים לגבי שעות וימים בהם אתם יכולים ורוצים לענות להם לטלפון. חשוב שחברים ומשפחה יידעו שאתם עובדים ולכן פחות פנויים לשיחת חולין ואו שאלות לא מספיק חשובות. כשהם יודעים על שעה מסוימת שבה כנראה אתם פנויים יותר (מייד אחרי ארוחת הצהריים 13:00) ינסו להתכוון ולהתקשר בהתאם.
- תאום ציפיות מול מנהל ואו עובדים לגבי המשימות שיש לבצע. ככל שהמשימות יהיו ברורות, מתוחמות בזמן, כך יהיו פחות שאלות הבהרה לגביהן, הביצוע יהיה פשוט חלק ומהיר.
- מודל ה"רמזור" אדום – חשוב ודחוף, צהוב – כדאי להתייחס בזמן הקרוב, ירוק – יש לכם את כל הזמן הנחוץ לענות, גם מחר או מחרתיים. שימוש במודל תיעדוף זה יעזור במיקוד, עשייה נכונה, טובה, מהירה ובזמן הנכון.
- חלוקת סמכויות / מטלות. יש דברים שאתה בעל העסק יכול להעביר הלאה. אמנם כולם רגילים לראות אותך עושה הכל אבל אם תתחיל לתת יעדים וסמכויות לעובדים אחרים תוכל לראות שהעסק ממשיך לעבוד ולך יש פתאום אפשרות לנוח, להסתכל קדימה, לתכנן.
- שמירה על ציוד ומלאי מוצרים אחר במצב תקין. אחת הבעיות הגדולות שנוצרות כאשר אחד או יותר ממוצרי המשרד / החברה לא תקין. המחשב קרס, למדפסת חסר דיו, אין כוסות או חומרים מתכלים אחרים שבלעדיהם אי אפשר להמשיך. כדאי למנות מישהו כאחראי על התפקוד השוטף של העסק.
- רכישת מיומנות בתחום שאתם מנהלים. לפעמים זו מיומנות שנרכשת לאחר שעות ניסיון רבות, לפעמים אפשר לצאת וללמוד בחוץ שיטות עבודה וטכניקות שונות.
- גיוס, מיון, הכשרה והנעה של עובדים הוא תחום מורכב ויביא בתורו עובדים מוכשרים, מסורים, עובדים היטב או יגרום ל"דלת מסתובבת" של עובדים שלא מחזיקים מעמד בעבודה ויש צורך תמידי לגייס ולהכשיר עובדים חדשים. כדאי לערוך "פרופיל" מדויק ככל האפשר של העובד הרצוי. כישורים, ניסיון, לפעמים גם היסטוריית תעסוקה שלו. ככל שתהייה התאמה בין העובד והמטלה שהוא צריך לבצע, תעלה רמת שביעות הרצון, הפרודוקטיביות והנאמנות לאורך שנים.
- מותר לפעמים לומר לא. אני לא יודע איך לעשות, אני עסוק ולא יכול להתפנות, אני נמצא באמצע פרויקט אחר ולכן ייקח עוד זמן רב עד שאגיע לטפל במשימה החדשה.
לסיכום: העובד האידיאלי הוא זה שמחבר בין ידע, יכולת ואהבה שלו למה שהוא עושה.
בהצלחה.