גם אתם רוצים פגישות דירקטוריון יעילות?

"המלחמה היא המשך המו"מ בדרכים אחרות"

(קרל פון קלאוזביץ 1780-1831)

לא פעם, במהלך ישיבות דירקטוריון נראה כי ישנם מאבקי כוחות ומלחמות אגו. כיצד ניתן לפתור זאת האם יש דרך להימנע ממצב של  ריב ומאבק כדי לשנות להשיג את מטרותינו? האם יש בידינו את הכלים הנכונים לניהולו של משא ומתן יעיל ומועיל? 

ישנם כאלה שדוגלים באסטרטגיה של הליכה על חבל דק, יצירת משברים מתמדת עם לקוחות וספקים על מנת להמשיך ולקבל יותר ממה (שהם חושבים) שקיבלו בעבר במצבים רגילים.

אסטרטגיה זו נכונה במרבית המקרים, אולם לצידה מחיר יקר שכן אסטרטגיה זו מלווה בלא מעט השלכות וחסרונות בחיי היום יום דוגמת הצורך בריכוז האנרגיה הנדרשת להתנהגות שכזו. 

בישיבות דירקטוריון, צריך ורצוי להגיע להסכמות בדרך הבנה ושלום ולא מעמדת כוחניות, אלימות, איומים בחרם ומשברים. ניכר כי בדרכי נועם ניתן להשיג תוצאות משמעותיות יותר השומרות על טובת החברה וציבור בעלי המניות. 

ואם בכל זאת נקלענו למצב שכזה, מה אפשר לעשות? האם יש דרך ביניים, שביל זהב?

אני חושב בהרבה מאוד מהמקרים והמצבים יש:

כדירקטורים, אנחנו מלווים לעיתים מספר חברות, ארגונים, עסקים במקביל, יחד עם שלל עיסוקים נוספים כגון: ניהול משרד, ניהול עסק וכד'.

לא פעם אנו מקבלים זימון לפגישת דירקטוריון בהתרעה קצרה ואז צצות ועולות שאלות הנוגעות לפעילות ולהשתתפות שלנו בפגישה.

מובן מאליו שאנחנו מבקשים למקסם את היעילות ולצמצם את בזבוז הזמן המיותר. הרי ממילא אנחנו נפגשים רק אחת לרבעון, אחת למספר חודשים. האם אנחנו מרגישים שיותר ממחצית זמן הפגישה לא יעיל, אנחנו לא עוסקים בנושאים המרכזיים שנקראנו להחליט עליהם או לחוות את דעתנו. במקום, אנחנו עדים למאבקי כוחות שמלווים באינטרסים האישיים ולאו דווקא המקצועיים של נושאי תפקידים בחברה. בעיקר? 

מה אני כדירקטור מרגיש וצריך לעשות… האם לנער את הלחצים… "תחתום כאן כאן וכאן …" , אנחנו לא חותמת גומי. האם אנחנו יכולים להכין את עצמנו לפני הפגישה? אנחנו כדירקטורים לא מנהלים את ישיבת הדירקטוריון אלא רק משתתפים בה כחלק מהפורום. המאמר לכן עוסק במיקסום האפקטיביות ותרגום הידע המקצועי של הדירקטור המשתתף בישיבות לטובת החברה.

האם יש לנו דיווח שוטף או הרשאה להיכנס און-ליין למערכות מידע של העסק, החברה? אני כדירקטור רוצה לדרוש מספר דוחות מרכזיים שייתנו לי את התמונה האמיתית של מה שקורה בחברה תוך לקיחה בחשבון של… 

מי מספק לנו את העדכון ובאיזו רמת פירוט?

מה האינטרסים של מי שמספק לנו את המידע?

מה מצב חלוקת הכוח – סמכויות – אינטרסים בעסק? 

האם היו לאחרונה שינויים פרסונליים או שינויים משמעותיים בלקוחות / ספקים / מדיניות / מצב כספי?

מכיוון שאנחנו לרוב משמשים "סוכן שינוי חיצוני" האם "מבקר" אדם מקצועי חיצוני ואובייקטיבי לחברה שתפקידו להתערב מידי פעם לפי המוסכם והנדרש ולהוסיף שיקול דעת מקצועי למהלכים השוטפים (אם מכיוון שהעסק בחר דרך זו כאמצעי ניהול נוסף או חייב לעשות כך רגולטורית או ע"י בעלי העניין שלו).

כדי שנוכל להגיע להחלטות נכונות, אנחנו זקוקים לכמה פרמטרים יסודיים:

1. מידע רלוונטי. 
2. יכולת השוואה / ניתוח (חומר שכבר עבר עיבוד ויש מסקנות)
3. סמכות להמליץ על צעדים אופרטיביים. 
4. כלים מעשיים נוספים.

ללא הכנה שלנו לפני הפגישה אנחנו מרגישים לא פעם שאנחנו נמצאים בסיטואציות של משחקי כוחות ואף איום בשבירה של כללי המשחק. ללא ידע מספיק כדי לנקוט בעמדה מתוך השיקולים המקצועיים לטובת החברה.

אנחנו לא תמיד רוצים לפזר את הפגישה או להיראות כלא מקצועיים… ולכן יש לעיתים נטייה ללכת עם הרוב, לוותר על חקר נוסף ולהצביע בעד.

האם זה נכון מקצועית?

האם לא מוטלת עלינו אחריות?

רצ"ב מספר נקודות לחשיבה, הכנתן לפני המפגש תשפר באופן משמעותי את תפקוד הדירקטור בישיבת הדירקטוריון, זהו "צ'ק ליסט" שעושה סדר, מתאם עמדות וגבולות הסכמה / אי הסכמה:

1. גיבוש מראש של מטרות הפגישה. (מדדים כגון: כספי, כמותי, איכותי) 
2. מה המטרות והמטלות האישיות שלי כדירקטור בפגישה?
3. מה אני חושב שמצפים ממני? (האם יש לי דימוי קודם של …)
4. איך הסתיימה הפגישה הקודמת / האחרונה? האם היה לה המשך בתכתובות, שיחות טלפון, מפגשים אישיים? (האם אפשר לגשת ישר לעניין או צריך עוד לסגור נושאים קודמים פתוחים)
5. מי מספק לי חומר לקראת הפגישה, כמה זמן מראש כדי שאוכל לעבור עליו ביסודיות להעיר הערות ואו לבקש חומר נלווה נוסף?
6. האם יש לי "קו ישיר" אל אחד מהמנהלים בעסק שאיתו אני יכול לעשות שיחת תיאום ציפיות?
7. האם יש לי קשר עם דירקטורים אחרים שאני יכול לקיים עמם דיון טלפוני מקדמי?
8. עד כמה ההחלטות שיתקבלו בפגישה הן המשכיות … או מהוות שינוי דרמטי או אסטרטגי?
9. כמה זמן מוקצה לפגישה? האם שעתיים (ואז אין מספיק זמן לדיון יסודי והצגת נתונים) או הפגישה צפויה להיות 6 שעות כולל הפסקות כיבוד. (זמן מצוין לגיבוש בלתי פורמלי של דעות והחלפת מידע)
10. מה יהיו ההשלכות של הצבעה שלי על העסק? 
11. האם ההחלטות הנדרשות הן על בסיס רוב פשוט או אולי צריך פה אחד?
12. האם ואלו עזרים ואביזרים נלווים עלי להכין? (מצגת, דו"ח, תמונה, ניתוח סטטיסטי, השוואתי, מצב שווקים)

מה המצב אצלכם? רוצים לשפר את סיכויי ההצלחה והמקצועיות האישית? 

רוצים להפסיק להילחם או להרגיש כחלק מהעדר? 
לכל אחד מאתנו הדירקטורים יש כישורים מובילים אחרים, לא כל דירקטור ניחן ביכולת לבחון, לנתח, לאלתר ולהחליט תוך כדי ישיבה מה תהייה עמדתו והצבעתו בפורום. כדי להכין את המשא ומתן הצפוי, האם ניתן להתכונן כראוי לפני? להכין גבולות, נקודות מרכזיות ודרכי פעולה אלטרנטיביות למצבים והתרחשויות שונות. ככל שמיומנויות אלו יושגו, תפקודו של הדירקטור יכול להשתפר, בטחונו בנתונים ומתן האפשרות להתבסס על הניסיון, הידע וחוכמת החיים לפני קבלת החלטה, לא מתוך כניעה ללחץ וקונפורמיות.